Наредба № Н-18 на НАП е сред най-важните теми за всеки собственик на електронен магазин в България. Тя регулира регистрирането и отчитането на продажбите, като изискванията към онлайн търговците са изключително специфични.
В това ръководство ще ви представим т.нар. „Алтернативно отчитане“ (по чл. 3, ал. 17 от Наредба Н-18) – режим, който позволява на вашия онлайн бизнес да работи напълно законно, без да се налага да купувате, регистрирате и поддържате физически касов апарат.
1. Задължителната основа: Вписване в НАП (Приложение № 33)
Преди да започнете каквато и да е търговска дейност, първата стъпка за вашата фирма (ЕООД или ЕДПК) е вписването в Публичния списък на електронните магазини към НАП.
Съгласно чл. 52а от Наредба Н-18, всеки електронен магазин в България има принципно законово задължение да подаде информация за дейността си по електронен път (чрез Приложение № 33 с квалифициран електронен подпис – КЕП) преди стартиране на първите продажби.
2. Какво представлява „Алтернативното отчитане“ (чл. 3, ал. 17 от Наредбата)?
Този режим е избор (право, а не задължение) на търговеца. Той дава възможност онлайн магазинът да функционира напълно законно БЕЗ покупка, абонамент и поддръжка на физически касов апарат.
За да се възползвате от алтернативното отчитане обаче, трябва да отговаряте на определени строги изисквания.
3. Основни изисквания за ползване на алтернативния режим
За да преминете на този режим, вашата фирма трябва да отговаря на следните критерии:
А. Само неприсъствени плащания
Всички плащания в магазина трябва да се извършват по електронен или дистанционен път. Това включва:
- Плащания с банкови карти онлайн (Виртуален ПОС);
- Доставчици на платежни услуги (Stripe, PayPal, Paysera, Revolut, ePay и др.);
- Директен банков превод по сметка;
- Наложен платеж чрез Пощенски паричен превод (ППП) от лицензиран пощенски оператор (Еконт, Спиди и др.).
- Забележка: Всякакви плащания в брой на място изключват възможността за ползване на този режим.
Б. Дигитална бележка за продажба
За всяка завършена поръчка на купувача се издава и изпраща по имейл (или в клиентския му профил) електронен документ за продажба, съдържащ всички задължителни реквизити по Наредбата.
В. Месечен одитен XML файл (Приложение № 38)
Това е ключовото задължение за отчетност. До 15-о число на следващия месец вашата фирма трябва да подава през Портала на НАП стандартизиран одитен XML файл (по Приложение № 38) с всички платени продажби за предходния месец.
4. Предимства на алтернативното отчитане за бизнеса
Избирането на този дигитален режим спестява сериозни ресурси на фирмата ви:
- Без хардуерни разходи: Спестявате разходите за покупка на касови апарати/фискални принтери, касови ленти, такси за СИМ карти и сервизни договори.
- Без ръчен труд: Премахва се нуждата служител физически да „чука“ касови бележки за всяка пратка и да ги слага ръчно в кашоните преди опаковане.
- 100% автоматизация: Всички трансакции, ДДС ставки и методи на плащане се генерират автоматично в месечния XML файл.
Защо професионалното счетоводство е важно за този режим?
Макар алтернативното отчитане да изглежда лесно, техническото генериране и подаване на одитния XML файл (Приложение № 38) изисква абсолютна точност. Всяко несъответствие между декларираните продажби, банковите сметки и отчетите от Stripe/PayPal се засича автоматично от НАП и води до проверки.
Нашата счетоводна къща е тясно специализирана в счетоводното обслужване на онлайн магазини за София и страната. Ние предлагаме съвременно онлайн счетоводство, като ще се погрижим за:
- Правилното вписване на магазина ви в НАП по Приложение № 33;
- Настройката на софтуера за издаване на електронни документи за продажба;
- Генерирането и ежемесечното подаване на одитния XML файл (Приложение № 38) до 15-о число;
- Пълната ви данъчна изрядност и защита на бизнеса ви пред НАП.
Развивайте електронния си магазин без административни пречки! Свържете се със Стоеви Консулт ООД на Schetovodniuslugi.bg за консултация и оферта.