Създадохте софтуерна или IT фирма? 12 счетоводни и данъчни грешки, които всеки програмист трябва да избегне

Разработвате софтуер, поддържате информационни системи, изграждате SaaS платформа или работите като програмист с клиенти от България, Европейския съюз или САЩ? Тогава тази статия е за вас.

През последните години IT секторът се превърна в един от най-бързо развиващите се отрасли в България. Все повече програмисти, уеб разработчици, DevOps инженери, QA специалисти, AI експерти и IT консултанти регистрират собствени фирми и започват работа с международни клиенти.

Заедно с новите възможности обаче идват и множество счетоводни, данъчни и административни задължения. Една пропусната регистрация по ДДС или неправилно издадена фактура може да доведе до санкции, лихви и излишни разходи.

Ето кои са най-често срещаните грешки.

1. Започвате работа с клиент от ЕС без регистрация по чл. 97а от ЗДДС

Това е може би най-честият проблем при новите софтуерни фирми.

Получавате предложение от компания в Германия, Нидерландия или Франция, подписвате договор и започвате работа. След няколко месеца разбирате, че е трябвало да се регистрирате по чл. 97а от ЗДДС още преди първата фактура.

Много собственици погрешно смятат, че регистрация по ДДС е необходима едва след достигане на оборот от 100 000 лв. В редица случаи при предоставяне на услуги към фирми от ЕС регистрацията възниква значително по-рано.

Пример

Българска фирма разработва мобилно приложение за клиент от Германия срещу 2 000 евро месечно.

Още преди издаването на първата фактура трябва да се провери дали възниква задължение за регистрация по чл. 97а.

2. Издавате неправилни фактури към чуждестранни клиенти

Софтуерните компании рядко работят само на българския пазар.

Често клиентите са от:

Германия
Австрия
Франция
Белгия
САЩ
Канада
Великобритания
Австралия

Различните държави изискват различен подход при фактуриране.

Често срещани грешки:

липсва VAT номер на клиента;
липсва основание за неначисляване на ДДС;
неправилно начислено ДДС;
грешна валута;
липсва превод на услугата.

3. Забравяте да подавате VIES декларации

Много IT фирми научават за VIES чак след писмо от НАП.

След регистрация по чл. 97а в много случаи възниква задължение за подаване на VIES декларация при услуги към фирми от Европейския съюз.

Неподаването може да доведе до санкции и административни процедури.

4. Не знаете как да осчетоводите фактурите от Google, Microsoft, AWS, OpenAI и GitHub

Почти всяка модерна IT компания използва:

Google Workspace
Microsoft 365
Amazon Web Services (AWS)
Azure
GitHub
OpenAI
Atlassian
DigitalOcean
Cloudflare

Тези разходи изглеждат обикновени, но често създават специфични ДДС задължения.

Особено важно е счетоводителят ви да познава начина на документиране и данъчно третиране на тези услуги.

5. Смятате, че работа за клиенти от САЩ не създава данъчни задължения

Много програмисти казват:

„Клиентът ми е в САЩ, значи не дължа нищо.“

Това не е вярно.

Приходите трябва да бъдат правилно документирани, отчетени и декларирани независимо от държавата на клиента.

Необходимо е да разполагате с:

договор;
коректно издадена фактура;
доказателство за извършената услуга;
платежни документи.

6. Смесвате личните и фирмените разходи

Това е една от най-опасните грешки.

Често през фирмата се плащат:

лични телефони;
почивки;
ресторанти;
дрехи;
семейни покупки.

При евентуална проверка тези разходи могат да бъдат непризнати за данъчни цели.

7. Теглите пари от фирмата без основание

Много собственици смятат:

„Щом фирмата е моя, мога да взема пари когато поискам.“

Но дружеството е отделно юридическо лице.

Парите могат да бъдат получени чрез:

заплата;
възнаграждение за управление;
дивидент;
заем;
възстановяване на разходи.

Всичко останало създава риск от проблеми при данъчна проверка.

8. Не използвате законни възможности за данъчна оптимизация

Много IT предприемачи плащат повече данъци, отколкото е необходимо.

Често не използват правилно:

разходи за техника;
специализиран софтуер;
лицензи;
обучения;
професионални сертификации;
служебно оборудване.

Добрата организация може да доведе до значително по-ефективно данъчно планиране.

9. Разпределяте дивидент неправилно

Дивидентът е предпочитан начин за получаване на средства от собствениците на IT фирми.

Но за целта трябва:

дружеството да има печалба;
да бъде взето решение;
да се начисли данък дивидент;
да се подадат необходимите декларации.

Неправилното разпределение може да доведе до допълнителни задължения и санкции.

10. Работите чрез Upwork, Fiverr или Freelancer без ясна счетоводна организация

Фрийланс платформите дават достъп до клиенти от целия свят.

Но създават и множество счетоводни въпроси:

Как се отчитат комисионите?
Как се документират приходите?
Какво се случва при плащане чрез PayPal?
Как се отчитат валутните разлики?

Липсата на ясна организация води до хаос още през първата година.

11. Не следите финансовите показатели на бизнеса

Много собственици знаят колко проекта изпълняват, но не знаят:

каква е реалната печалба;
колко струва всеки служител;
колко печели фирмата на месец;
какъв е свободният паричен поток.

Счетоводството не е само подаване на декларации.

То е инструмент за управление и растеж.

12. Избирате счетоводител без опит с IT компании

Счетоводството на софтуерна фирма е различно от счетоводството на магазин, ресторант или строителна компания.

Добрият счетоводител трябва да разбира:

международно ДДС;
VIES декларации;
SaaS модели;
облачни услуги;
софтуерни лицензи;
интелектуална собственост;
работа с международни клиенти;
дистанционни екипи.

Често задавани въпроси

Трябва ли програмистът да регистрира фирма?

Зависи от начина на работа, приходите и клиентите. В много случаи ЕООД е най-подходящото решение.

Какви данъци плаща софтуерна фирма?

Основно корпоративен данък върху печалбата, данък върху дивидента и осигуровки според начина на осигуряване.

Кога възниква регистрация по чл. 97а?

При определени услуги към данъчно задължени лица от Европейския съюз.

Трябва ли да подавам VIES?

В много случаи – да, когато предоставяте услуги на фирми от ЕС.

Мога ли да работя за клиенти от САЩ чрез българско ЕООД?

Да. Това е една от най-често срещаните практики при българските софтуерни компании.

Защо да изберете Стоеви Консулт ООД?

Ние познаваме спецификите на IT бизнеса и работим с компании, които:

разработват софтуер;
поддържат информационни системи;
изграждат SaaS решения;
предоставят облачни услуги;
работят с международни клиенти.

Предлагаме цялостно счетоводно обслужване, съдействие по ДДС регистрации, VIES декларации, данъчно планиране и консултации за софтуерни и IT компании.

📧 schetovodniuslugi3@gmail.com

📞 0879 341 358

🌐 schetovodniuslugi.bg

Ако тепърва стартирате своя софтуерен бизнес или търсите счетоводител с опит в IT сектора, свържете се с нас за консултация.