С въвеждането на новите електронни трудови записи от 1 юни 2025 г., Националната агенция за приходите (НАП) прави важна стъпка към модернизацията на административните процеси, свързани с трудовите правоотношения. Тази промяна засяга пряко работодателите, счетоводителите, HR отделите и всички, които се занимават със счетоводни услуги и счетоводно обслужване. Настоящата статия има за цел да разясни ключовите моменти, важните дати и практически действия, които трябва да бъдат предприети.
Въведение в новата система на НАП за електронни трудови записи
На 1 юни 2025 г. НАП официално стартира нова система за подаване и обработка на Единни електронни трудови записи. Това е част от дългосрочната стратегия на институцията за цифровизация и улесняване на административната тежест за бизнеса. Новият регистър ще централизира данните за всички наети лица, осигурявайки бърз достъп, проверка и архив на сключени, изменени или прекратени трудови договори.
Причината за промяната
До момента подаването на уведомления по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда се извършваше чрез стандартен XML формат, с отделни процедури за всеки вид трудово действие. Новата система обединява тези действия под една структура, като включва и възможност за подаване на данни при промяна на работодател по чл. 123, ал. 1 от КТ. Това ще облекчи както административния процес, така и нуждата от дублиране на информация.
Временно спиране на услугите по подаване на уведомления
На 30 май 2025 г., след 17.30 ч., НАП ще спре достъпа до електронните услуги, свързани с подаване на уведомления по действащата към този момент система. Това включва всички действия, свързани със сключване, изменение или прекратяване на трудов договор. Причината е необходимостта от техническа подготовка и миграция на данните към новия регистър.
Ограничен достъп до упълномощаване през е-Портала на 31 май
На 31 май 2025 г. след 17.00 ч. ще бъде ограничен достъпът до функциите за упълномощаване и преупълномощаване за подаване на уведомления чрез Портала за електронни услуги. Всички работодатели и счетоводни кантори, които използват външно счетоводно обслужване, трябва да се уверят, че са направили нужните упълномощавания до този момент.
Запазване на съществуващите пълномощия
Хубавата новина е, че лицата, които вече са били упълномощени до този срок, ще запазят правото си да използват новите електронни услуги автоматично. Това важи както за вътрешни отдели, така и за външни доставчици на счетоводни услуги. Не се изискват нови действия от тяхна страна, което ще облекчи прехода към новата система.
Стартиране на новите услуги и първоначални забавяния
На 1 юни 2025 г. системата за Единни електронни трудови записи ще бъде активна и ще приема нови подавания. Въпреки това, НАП предупреждава, че в първите дни може да има забавяния в обработката на документите. Статусът на подадените данни ще бъде обозначен като „в процес на обработка“, докато се стабилизира функционирането на новия регистър.
Подаване на данни в нов формат и структура
Съществена промяна в процеса е необходимостта работодателите да използват нов формат и структура на подадените данни. Това се осъществява чрез нова XSD схема, която е публикувана от НАП и следва да бъде имплементирана в счетоводните и HR софтуери. Компаниите, които разчитат на външно счетоводно обслужване, трябва да се уверят, че техният доставчик е запознат и подготвен за промяната.
Какво включва Регистърът на заетостта
Регистърът на заетостта ще включва цялостна информация за наетите лица – име, ЕГН, длъжност, дата на сключване на договора, неговото изменение или прекратяване. Ще бъде възможно да се правят справки в реално време чрез Портала за електронни услуги на НАП. Това ще улесни проверките от страна на контролните органи, както и вътрешното управление на човешките ресурси.
Нов програмен продукт за обработка на трудови записи
НАП публикува и нов програмен продукт – „Електронни трудови записи“, предназначен за създаване и валидиране на документи в съответствие с новата XSD схема. Този софтуер е свободен за ползване и е подходящ както за вътрешно ползване в големи организации, така и от малки фирми, използващи външни счетоводни услуги.
Практически съвети към работодателите
- Проверете пълномощните за достъп до е-Портала и ги актуализирайте, ако е необходимо.
- Свържете се с вашето счетоводно обслужване или вътрешен счетоводен отдел, за да потвърдите готовността им за работа с новия формат.
- Изтеглете и инсталирайте новия програмен продукт от сайта на НАП.
- Тествайте подаването на пробен файл, преди да изпратите реални данни след 1 юни.
- Информирайте HR екипа за промените и осигурете кратко обучение при нужда.
- Следете официалните съобщения от НАП за евентуални корекции или нови функционалности.
Заключение
Въвеждането на Единните електронни трудови записи е логична и очаквана крачка в посока на дигитализацията на трудовите отношения. Работодателите, които своевременно се подготвят и адаптират своите вътрешни процеси, ще могат безпроблемно да преминат към новия режим на работа. Услугите по счетоводно обслужване играят ключова роля в този преход, тъй като осигуряват техническа и правна сигурност при подаване на данни към НАП. Добрата координация между работодатели, счетоводители и IT специалисти ще гарантира успешен старт на новата електронна ера в трудовите отношения в България.
За още актуална информация четете нашия Блог.